Einfach gut organisiert

Autor: Helga Niederstätter (Fachbereich: Kontextual Coaching)

Alles in bester Ordnung?

„Allein für Suchen, Bereitstellen und Weglegen von Informationen werden bis zu 20 % der täglichen Arbeitszeit am Schreibtisch vertan“.

  • Wann hat Ihr Schreibtisch zum letzten Mal aufgeräumt ausgesehen?
  • Funktioniert ihr derzeitiges Ablagesystem?
  • Finden Sie sofort ihre Unterlagen?
  • Wissen Sie was Sie in den nächsten Tag erledigen müssen?
  • Sind alle Aufgaben richtig terminiert?
  • Findet sich Ihr Chef/Arbeitsplatzvertretung/Mitarbeiter immer in Ihrer Ablage zurecht?
  • Funktionieren geplante (z. B. Urlaub) oder ungeplante (z. B. Krankheit) Vertretungen?
  • Haben Sie ein einheitliches Ablagesystem

Schaffen Sie Ordnung!  Die Zeit, die Sie benötigen, um sich einmal richtig zu organisieren und aufzuräumen, ist gewonnene Zeit!

Eine komplizierte Welt sehnt sich nach Vereinfachung. Das wird den meisten Menschen immer wieder klar, wenn sie ihren Arbeitsplatz betrachten.

 

Die 5 Schritte der Arbeitsplatzorganisation helfen Ihnen sich einfach zu organisieren und einen Überblick und Sicherzeit zu schaffen.

5 S-Methode: verringern – vereinfachen – vereinheitlichen

Die 5 S-Methode stammt ursprünglich ebenfalls aus der Fertigung, ist aber auch im Büro sehr hilfreich. Mit ihr lassen sich der Papierablage und ihr digitales Dokumentenmanagement optimieren.

1. Sortieren Sie aus: Entrümpeln und entledigen Sie sich von unnötigen Dingen. Nehmen Sie sich mindestens einen Tag Zeit (ohne Unterbrechung) und richten Sie sich dazu Müllsäcke und Kartone.

2. Schaffen Sie Ordnung und Sauberkeit: Nur wer diszipliniert Ordnung hält und für Sauberkeit sorgt, kann Qualität produzieren! Dieses Motto gilt gleichermaßen im Büro für ein effektives Arbeiten.
Führen Sie eine Grundreinigung durch und sorgen Sie für saubere Arbeitsflächen, Schreibtische und Schränke. Einladend und freundlich!
Sorgen Sie dafür, genügend Handwerkszeug in Griffweite Ihres Arbeitsplatzes zu haben. Seien Sie großzügig mit der Vorratshaltung, damit Sie nicht ständig fehlende Arbeitsmittel nachkaufen müssen.

3. Systematisieren Sie Ihr Dokumentenmanagment: Vereinheitlichen Sie ihre Papierwelt und PC-Welt. Schaffen Sie eine transparente, effiziente und eindeutige Struktur. Erarbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen einheitlichen, maßgeschneiderten Aktenplan. Integrieren Sie dabei Ihre Abläufe und deren Verantwortlichkeiten. Der Aktenplan, zieht sich wie ein roter Faden vom Schreibtisch, über ihre Registratur bis ins Archiv. Dies gilt auch für ihre EDV-Ablage.

4. Standardisieren – Optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse: Wenn die ersten 3 Stufen durchlaufen sind, können sie weitere Verbesserungen durchführen. Die Maßnahme der 4. Stufe „Standardisieren“ bezieht sich sowohl auf die Verbesserung der einzelnen Arbeitsplätze als auch auf die Verbesserung der Prozesse im Unternehmen! Diese Stufe ist von essenzieller Bedeutung. Denn nur, wenn vereinbarte Abläufe und Regeln definiert, verschriftlicht und wirklich eingehalten werden, sind Verbesserungen von Dauer.

5. Selbstdisziplin: Setzen Sie dauerhaft und konsequent die ersten 4 Schritte um, damit Sie als fester Bestandteil in Ihrer Arbeitskultur werden. Wiederholung ist die Mutter des Lernens. Üben Sie sich darin!

 

Nutzen:
Sie optimieren Ihren Informationsfluss und erhöhen ihre Produktivität.
Sie werden sehr schnell davon profitieren, weil ein gut organisierter Arbeitsplatz:

  • Ihnen einen besseren Überblick ermöglicht
  • Ihre Konzentration auf das Wesentliche verbessert
  • Die Arbeitsprozesse im Team erleichtert und beschleunigt
  • Zeit und Kosten spart
  • Ihre Arbeit sich besser unter Kontrolle hält

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